TEMA 23. EL FUNCIONAMIENTO ELECTRÓNICO DEL SECTOR
PÚBLICO. DERECHO Y OBLIGACIÓN DE RELACIONARSE
ELECTRÓNICAMENTE CON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS,
REGISTROS Y ARCHIVO ELECTRÓNICO.
EL FUNCIONAMIENTO ELECTRÓNICO DEL SECTOR PÚBLICO.
La Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley
40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, consagran el derecho de las personas a relacionarse por
medios electrónicos con las administraciones públicas, simplificando el acceso a los mismos, y refuerzan el
empleo de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) en las administraciones públicas,
tanto para mejorar la eficiencia de su gestión como para potenciar y favorecer las relaciones de colaboración y
cooperación entre ellas.
Ambas leyes recogen los elementos que conforman el marco jurídico para el funcionamiento electrónico de
las Administraciones Públicas introduciendo un nuevo paradigma que supera la concepción que inspiró la
Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y su desarrollo reglamentario
parcial en la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes a
través del Real Decreto 1671/2009, según la cual la tramitación electrónica no era sino una forma de gestión
de los procedimientos.
En este sentido, la Agenda España Digital 2025 contiene un eje estratégico específico sobre la Transformación
Digital del Sector Público, cuya plasmación se concreta en el cumplimiento de un conjunto de medidas entre
las que se encuentra la mejora del marco regulatorio de la Administración digital. Por su parte, el Plan de
Recuperación, Transformación y Resiliencia (España Puede) incluye entre sus 10 políticas palanca de
reforma estructural para un crecimiento sostenible e inclusivo, lograr una Administración modernizada a
través de su digitalización, tanto a nivel transversal como en ámbitos estratégicos, que actúe como tractor de
los cambios tecnológicos. El último hito en estrategia transformadora lo constituye el Plan de Digitalización
de las Administraciones Públicas 2021-2025, que supone un salto decisivo en la mejora de la eficacia y
eficiencia de la Administración Pública, en la transparencia y eliminación de trabas administrativas a través
de la automatización de la gestión, en una mayor orientación a la personalización de servicios y a la
experiencia de usuario, actuando todo ello de elemento catalizador de la innovación tecnológica de nuestro
país desde el ámbito público.
Y con este marco de fondo, se aprobó la norma que pone tren de aterrizaje a las previsiones contempladas en
las normas anteriores, en concreto: el RD 203/2021, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y
funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
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DERECHO Y OBLIGACIÓN DE RELACIONARSE ELECTRÓNICAMENTE
CON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS, REGISTROS Y ARCHIVO
ELECTRÓNICO.
Este derecho y obligación se encuentran regulados en el Art. 3 Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el
que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
“Estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la
realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los sujetos a los que se refiere
el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
2. Las personas físicas no obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las
Administraciones Públicas podrán ejercitar su derecho a relacionarse electrónicamente con la Administración
Pública de que se trate al inicio del procedimiento y, a tal efecto, lo comunicarán al órgano competente para la
tramitación del mismo de forma que este pueda tener constancia de dicha decisión. La voluntad de
relacionarse electrónicamente o, en su caso, de dejar de hacerlo cuando ya se había optado anteriormente por
ello, podrá realizarse en una fase posterior del procedimiento, si bien deberá comunicarse a dicho órgano de
forma que quede constancia de la misma. En ambos casos, los efectos de la comunicación se producirán a
partir del quinto día hábil siguiente a aquel en que el órgano competente para tramitar el procedimiento haya
tenido constancia de la misma.
3. De acuerdo con lo previsto en el apartado 3 del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, la
obligatoriedad de relacionarse electrónicamente podrá establecerse reglamentariamente por las
Administraciones Públicas para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas
que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos, quede acreditado
que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
A tal efecto, en el ámbito estatal la mencionada obligatoriedad de relacionarse por medios electrónicos
con sus órganos, organismos y entidades de derecho público podrá ser establecida por real decreto acordado
en Consejo de Ministros o por orden de la persona titular del Departamento competente respecto de los
procedimientos de que se trate que afecten al ámbito competencial de uno o varios Ministerios cuya
regulación no requiera de norma con rango de real decreto. Asimismo, se publicará en el Punto de Acceso
General electrónico (PAGe) de la Administración General del Estado y en la sede electrónica o sede asociada
que corresponda”.
El Art. 14 LPAC tambien regula esta cuestión, disponiendo lo siguiente:
“Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas
para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén
obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas. El medio elegido
por la persona para comunicarse con las Administraciones Públicas podrá ser modificado por aquella en
cualquier momento.
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2. En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las
Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al
menos, los siguientes sujetos:
a) Las personas jurídicas.
b) Las entidades sin personalidad jurídica.
c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los
trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad
profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la
propiedad y mercantiles.
d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la
Administración.
e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas
por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por
cada Administración.
3. Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de relacionarse con ellas a
través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas
que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado
que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios”.
A los REGISTROS, se refieren los Arts. 16 LPAC y 37 y ss RD 203/2021.
“Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el
correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano
administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en
el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su
propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de
la Administración de la que depende.
El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el
acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada
Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de
seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial
correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al
registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad
responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.
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En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden
iniciarse en el mismo.
2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e
indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán
cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro
en que hubieran sido recibidas.
3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada asiento
que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación,
identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo
al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá
automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo
la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros
documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.
4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán
presentarse:
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los
restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente
interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la
transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los
registros.
5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser
digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de
asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente
administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en
que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte
obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de
digitalización.
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados
documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por
razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que
tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
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6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente
cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a las
Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios.
7. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las
oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.
8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen
especial establezca otra forma de presentación” (Art 16 LPAC).
Según el Art. 37.3 RD 203/2021 “Los registros electrónicos admitirán:
a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites
que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de
acuerdo con formatos preestablecidos.
b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el párrafo anterior
dirigido a cualquier Administración Pública”.
El Art. 38 RD 203/2021 prevé que “El Registro Electrónico General de la Administración General del
Estado será gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública en colaboración con el
Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y se configura como el conjunto agregado de:
a) Los asientos practicados a través de las aplicaciones de que dispongan las unidades que realicen
anotaciones en registro.
b) Las anotaciones que se realicen en cualquier aplicación que proporcione soporte a procedimientos
específicos.
c) Las anotaciones que se practiquen por medio del servicio electrónico para la presentación de
solicitudes, escritos y comunicaciones que no dispongan de modelos normalizados de presentación,
independientemente de las Administraciones Públicas u organismos públicos o entidades de derecho público
vinculados o dependientes a las que vayan dirigidos. Dicho servicio electrónico será accesible desde la sede
electrónica del PAGe de la Administración General del Estado”.
Y al ARCHIVO ELECTRÓNICO se refiere el Art. 17 LPAC. Este asevera que “Cada Administración
deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a
procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la
autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo
transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros
formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos
documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad,
de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad,
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confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular,
asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías
previstas en la legislación de protección de datos”.
El RD 203/2021 regula esta cuestión en los Arts. 54 y 55.
El primero reza “De acuerdo con lo previsto en el artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, las
Administraciones Públicas, así como sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o
dependientes, deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de un
expediente administrativo y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de un
procedimiento administrativo.
La copia electrónica auténtica generada conforme a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1
de octubre, tiene la consideración de patrimonio documental a efectos de aplicación de la Ley 16/1985, de 25
de junio, del Patrimonio Histórico Español o la normativa autonómica correspondiente, siendo el periodo de
conservación de los documentos el establecido por las autoridades calificadoras que correspondan.
2. Cada Administración Pública, regulará los períodos mínimos de conservación de los documentos
electrónicos, que formen parte del expediente de un procedimiento cuya tramitación haya concluido,
conforme a su normativa específica de archivos y patrimonio documental.
Cuando se tenga conocimiento por la Administración Pública, organismo o entidad de la existencia de
procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a documentos electrónicos, estos deberán conservarse
a disposición de los órganos jurisdiccionales, hasta tanto exista constancia de la terminación del
procedimiento judicial correspondiente en las sucesivas instancias, por haber recaído resolución no
susceptible de recurso o procedimiento alguno ante órganos jurisdiccionales nacionales o internacionales.
3. La conservación de los documentos electrónicos deberá realizarse de forma que permita su acceso y
comprenda, como mínimo, su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato.
También será posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso,
consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los
documentos, así como para la comprobación de la identificación o firma electrónica de dichos datos.
Los plazos de conservación de esta información están sujetos a los mismos plazos establecidos para los
correspondientes documentos electrónicos.
4. Para asegurar la conservación, acceso y consulta de los documentos electrónicos archivados con
independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, se podrán trasladar los datos a otros formatos y
soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27
de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y en la normativa específica de archivos y patrimonio documental,
histórico y cultural.
Asimismo, se planificarán las actuaciones de preservación digital que garanticen la conservación a largo
plazo de los documentos digitales y permitan de esta forma dar cumplimiento a lo establecido en el párrafo
anterior
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5. En todo caso, bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y de los responsables de la
custodia y gestión del archivo electrónico y de los responsables de las unidades productoras de la
documentación se establecerán los planes y se habilitarán los medios tecnológicos para la migración de los
datos a otros formatos y soportes que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad,
conservación y acceso al documento cuando el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos por
el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente”.
El Art. 55 RD 203/2021 dispone que “El archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto
de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes
electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los
procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes.
2. En el archivo electrónico único de la Administración General del Estado serán accesibles todos los
documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal una vez finalizados los procedimientos y en
los plazos determinados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de acuerdo
con lo que se desarrolle reglamentariamente.
La gestión del archivo electrónico único garantizará la autenticidad, conservación, integridad,
confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados, así
como su acceso, en las condiciones exigidas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema
Nacional de Seguridad, por la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno,
por la legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural y por la normativa específica que sea de
aplicación, de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente”.